ChatGPT Workの職種別活用法5選｜社内情報の整理から資料作成まで効率化

ChatGPT Workは、メールや社内チャット、クラウドストレージなどに散在する情報を収集し、整理・分析しながら、業務に必要な文書の草稿を作成できます。
単に質問へ回答するだけでなく、関連資料を探し、内容を照合し、次に必要な作業まで整理できるため、情報収集や資料作成に時間がかかっている業務を効率化しやすくなります。
本記事では、営業、マーケティング、企画、人事、経理・財務の5つの職種を例に、ChatGPT Workの具体的な活用方法と、すぐに試せるプロンプトを整理しました。

1．営業｜顧客情報を整理して商談準備を進める

営業では、顧客とのやり取りや過去の提案資料が、メール、社内チャット、Google Driveなどに分散し、商談準備や提案書作成に時間がかかることがあります。

項目	内容
得られる変化	情報収集から商談準備までの時間を短縮し、提案内容の検討に集中しやすくなる
事前準備	Gmail、Google Drive、Slackなどを接続し、過去の提案書、サービス資料、料金表を用意する
プロンプト例	GmailとGoogle Driveから、〇〇社との商談履歴と過去の提案資料を集めてください。 これまでの経緯、現在の課題、未解決事項を整理し、次回商談で確認する項目と提案の方向性をまとめてください。

利用前には、参照させる顧客情報の範囲や、ChatGPT Workに任せる作業、提案内容を最終確認する担当者を決めておくことが大切です。

2．マーケティング｜実績データから改善点を整理する

マーケティングでは、キャンペーンの実績データと当初の企画内容を照合し、主要指標や課題を報告資料へまとめる作業に時間がかかります。

項目	内容
得られる変化	複数の資料を横断して指標や傾向を整理でき、次回施策の検討へ進みやすくなる
事前準備	キャンペーンの実績データ、初期ブリーフ、チャネル別の実績シート、過去の報告書を用意する
プロンプト例	添付したキャンペーン実績データと初期ブリーフを比較してください。 主要指標、データから確認できる傾向、想定との差、確認が必要な事項、次回の改善案を整理し、社内の報告書形式でまとめてください。

利用前には、分析する期間や使用する指標、比較対象をそろえておきます。
ChatGPT Workが整理した傾向や改善案を誰が確認し、次回施策へ反映するのかも決めておきましょう。

3．企画｜会議記録から実行計画を作成する

企画業務では、会議メモ、関係者からの要望、進捗情報が複数の場所に分散し、企画内容や実行計画の整理に時間がかかることがあります。

項目	内容
得られる変化	要望や未決定事項をまとめ、次に進める作業や担当する役割を把握しやすくなる
事前準備	Slackや会議記録アプリなどを接続し、会議メモ、要望リスト、企画の目的、実施期間を用意する
プロンプト例	Slackの議論、添付した会議メモ、要望リストから、企画の目的、要望、制約条件、未決定事項を整理してください。 そのうえで、来週から進める作業、担当する役割、期限、マイルストーンを含む実行計画を作成してください。

利用前には、どの会議記録やチャットを正式な情報源として扱うのかを決めておく必要があります。
担当者や期限はChatGPT Workの出力だけで確定せず、関係者が確認したうえで実行計画へ反映することが重要です。

4．人事｜社内制度や入社手続きを案内する

人事では、就業規則、福利厚生、入社手続きなどの資料が複数のファイルに分かれ、案内資料や問い合わせへの回答を何度も作り直すことがあります。

項目	内容
得られる変化	規程や手続きを探し直す時間を減らし、統一された案内資料や回答を作りやすくなる
事前準備	Google DriveやSharePointなどを接続し、就業規則、福利厚生資料、各種手続き資料、入社時の案内テンプレートを用意する
プロンプト例	Google Driveにある最新の就業規則、福利厚生資料、入社手続き一覧を確認し、新入社員向けの案内資料を作成してください。 各項目には参照した資料名と改定日を記載し、よくある質問に対応するFAQも作成してください。

利用前には、参照させる規程や手続き資料が最新版であるかを確認します。
個人情報を含む資料の取り扱いや、制度に関する回答を最終確認する担当者も明確にしておくことが大切です。

5．経理・財務｜実績と予算を照合して月次報告を作る

経理・財務では、複数のファイルに分かれた実績、予算、前月データを照合し、月次報告資料へまとめる作業に時間がかかります。

項目	内容
得られる変化	数値の差異や確認が必要な項目を把握しやすくなり、分析や報告内容の確認に集中できる
事前準備	実績データ、予算データ、前月の報告資料、社内の月次報告テンプレートを用意する
プロンプト例	添付した実績データ、予算、前月の報告資料を比較してください。 予算との差が大きい項目を抽出し、差異の内容、考えられる要因、確認が必要な点を整理してください。 その内容をもとに、月次報告資料の草稿を作成し、計算結果と参照元も記載してください。

利用前には、分析に使用する正式な数値データと、差異を確認する基準をそろえておきます。
ChatGPT Workが作成した計算結果や報告内容は、担当者が元データと照合し、承認を受けてから使用することが重要です。

ChatGPT Workを業務で活用するには、機能を使えるようにするだけでなく、「どの職種の、どの作業に使うのか」「どのサービスや資料を参照させるのか」「どこまでAIに任せるのか」「誰が最終確認するのか」まで整理することが大切です。
営業の商談準備、マーケティングの実績分析、企画の実行計画、人事の社内案内、経理・財務の月次報告など、自社の業務に合った活用方法を設計し、成果につながる形で運用を整える役割として注目されているのが、生成AIマーケターです。

一部の担当者だけがChatGPT Workを使えても、組織全体の業務効率化にはつながりません。
社員が、必要な情報源を選び、目的や作成したい成果物を具体的に指示し、生成された内容の根拠や正確性を確認できるようにすることが重要です。
また、顧客情報や個人情報、経理データなどを扱う場合は、参照させる情報の範囲や確認体制も決めておく必要があります。
職種ごとの業務を題材に、情報収集、整理、分析、文書作成までの進め方を学び、ChatGPT Workを社内で継続的に活用できる形へ定着させる手段として有効なのが、生成AI研修です。

まとめ

ChatGPT Workを活用すると、社内に散在する情報の収集から、比較、整理、資料の草稿作成までを一つの流れで進めやすくなります。
営業では商談準備、マーケティングでは実績分析、企画では実行計画、人事では社内案内、経理・財務では月次報告の作成に活用できます。
職種ごとに必要な資料を用意し、参照させる情報の範囲やChatGPT Workに任せる作業、最終確認を行う担当者を決めることが大切です。
まずは、情報収集や資料整理に時間がかかっている業務を一つ選び、小さく試すところから始めましょう。

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