Google Workspace Studioでできる業務自動化｜職種別活用例8選

Google Workspace Studioは、Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメント、スプレッドシート、Googleチャットなど、日常的に使用するGoogleツールのワークフローを自動化できる機能です。
特徴は、日本語で「どの条件で」「どのアクションを実行するか」を設定できる点です。専門的な開発知識がなくても、メールの確認、会議準備、議事録整理、レポート作成、資料更新の通知、フォーム対応、添付ファイルの整理など、日々発生する定型業務を効率化しやすくなります。
特に企業の業務では、営業、マーケティング、経営企画、人事・総務など、職種ごとに繰り返し発生する作業が少なくありません。そこで今回は、日々の業務に取り入れやすい活用例を、職種別に整理しました。

Google Workspace Studioの職種別活用例8選

Google Workspace Studioは、「確認する」「要約する」「転記する」「通知する」といった作業の自動化に向いています。
ここでは、職種別に活用しやすい業務例を整理します。

営業・事業開発分野

活用例	きっかけ	自動化できること	業務の変化
商談・会議準備の自動タスク化	Gmailで会議の招待・確定メールを受信したとき	会議名、資料、アジェンダ、前回議事録などを読み取り、Googleタスクに準備項目を登録する	会議準備を手作業で管理する手間を減らし、当日の準備漏れを防ぎやすくなる
商談・打ち合わせの議事録要約	Googleカレンダーの会議で文字起こしが作成されたとき	文字起こしを要約し、Googleドキュメントに追記。さらにToDoを抽出してGoogleタスクに登録する	議事録作成やToDo整理の時間を減らし、商談後のフォローに時間を使いやすくなる

マーケティング・広報分野

活用例	きっかけ	自動化できること	業務の変化
競合・市場動向の定時まとめ	毎朝、設定した時刻になったとき	Webを参照し、業界ニュース、競合動向、法改正などを指定形式でまとめる	複数サイトを毎朝確認する手間を減らし、最新動向を社内で共有しやすくなる
問い合わせ・取材メールの優先度判定	Gmailでメールを受信したとき	件名や本文を読み取り、当日対応が必要かどうかを判定する	緊急度の高いメールを見落としにくくなり、不要な通知も減らしやすくなる

経営企画・新規事業分野

活用例	きっかけ	自動化できること	業務の変化
週次レポートメールの下書き作成	毎週、設定した曜日・時刻になったとき	スプレッドシートの数値を集計・分析し、サマリーを作成してGmailの下書きに保存する	数値の転記やサマリー作成の手間を減らし、週次報告を仕上げやすくなる
重要資料の更新まとめ	共有フォルダ内の資料が更新されたとき	更新された資料の内容を読み取り、要点を抽出してGoogleチャットに通知する	資料を都度開いて差分を追う手間を減らし、重要な変更に早く気づける

人事・総務分野

活用例	きっかけ	自動化できること	業務の変化
応募・申請フォームの対応タスク化	Googleフォームに新しい回答が届いたとき	氏名、連絡先、問い合わせ内容などを抽出し、Googleタスクに対応タスクを登録する	フォーム確認後のメール返信や対応漏れを防ぎやすくなる
契約書・請求書など添付書類の自動整理	添付ファイル付きメールを受信したとき	添付書類が請求書や契約書などのどれに該当するかを判定し、Googleドライブの該当フォルダに保存する	書類を手作業で保存・分類する手間を減らし、受信トレイを整理しやすくなる

Google Workspace Studioは定型業務の整理に向いている

Google Workspace Studioは、複雑な業務を一気に自動化するよりも、まずは日々の小さな定型作業から活用するのに向いています。
たとえば、以下のような業務は自動化を検討しやすい領域です。

・毎回同じ情報を確認している作業
・メールやフォームの内容を見てタスク化している作業
・会議後に議事録やToDoを整理している作業
・スプレッドシートの数値をもとに報告文を作っている作業
・添付ファイルを手作業で保存・分類している作業

こうした作業を整理することで、担当者は確認や転記にかかる時間を減らし、判断や企画、顧客対応などの重要な業務に集中しやすくなります。

Google Workspace Studioは、Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメント、スプレッドシート、Googleチャットなど、日常的に使うGoogleツールのワークフローを自動化しやすくする機能です。
メール確認、会議準備、議事録整理、レポート作成、資料更新の通知、フォーム対応、添付ファイル整理など、企業の業務では「確認する」「まとめる」「転記する」「通知する」といった作業が繰り返し発生します。
こうした作業をAIと組み合わせて整理できると、日々の定型業務を効率化し、担当者がより重要な判断や企画に時間を使いやすくなります。
このように、生成AIを業務に組み込み、成果につながる形で設計・推進する役割として注目されているのが、生成AIマーケターです。

Google Workspace Studioを業務で活用するには、機能を知るだけでなく、「どの業務を自動化するのか」「どの条件で動かすのか」「どこまでAIに任せるのか」「誰が確認するのか」を整理しておくことが大切です。
商談準備、議事録要約、問い合わせ対応、週次レポート作成、資料更新の共有など、よく発生する業務から活用方法を決めておくことで、AIを日々の業務に定着させやすくなります。
ツールを導入して終わりにせず、実務で成果につなげるためには、業務への組み込み方や確認方法まで学ぶことが重要です。
こうしたAI活用の基盤づくりとして有効なのが、生成AI研修です。

まとめ

Google Workspace Studioは、営業、マーケティング、経営企画、人事・総務など、さまざまな職種の業務自動化に活用できます。
特に、Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメント、スプレッドシート、Googleチャットなどを日常的に使っている企業では、業務フローの中に組み込みやすい点が特徴です。
ただし、成果につなげるには、ツールを使うだけでは不十分です。
どの業務を自動化するのか、どの情報をAIに読み取らせるのか、どこまでを自動で進め、どこを人が確認するのかを整理しておくことが重要です。

・具体的に自社設計を相談したい方はこちら▼