Gemini Notebook（NotebookLM）でビジネスパーソンが入れておきたい資料・活用法6選

Gemini Notebook（NotebookLM）は、社内マニュアルや議事録、提案書、規程、調査資料などを読み込ませ、その内容をもとに質問や整理、資料生成ができるAIツールです。
一般的な生成AIのように幅広い情報から回答を作るだけでなく、自社で登録した資料を情報源として活用できるため、社内情報の検索や整理、教育、提案業務などに取り入れやすい点が特徴です。
本記事では、Gemini Notebookの基本的な使い方と、企業で活用しやすい6つの業務を整理しました。

Gemini Notebookの基本的な使い方

Gemini Notebookを業務で使う場合は、まず確認したい資料を追加し、その内容をもとに情報を探したり、別の形式にまとめたりして活用します。

STEP1｜ソースに資料を入れる

まず、業務マニュアルや議事録、社内規程、提案書、調査レポートなど、確認したい資料をソースとして追加します。
目的に合った資料を登録しておくことで、その内容をもとに情報を探したり、整理したりできるようになります。

STEP2｜資料を2通りで活用する

Gemini Notebookでは、登録した資料を主に2通りで活用できます。

• チャット：質問して情報を探し、引用付きで確認する
• Studio：資料からクイズ・レポート・スライド・音声解説などを生成する

「情報を探す」だけでなく、資料を次の業務で使える形に変換できることが、企業活用のポイントです。

Gemini Notebookの企業活用6選

1．業務マニュアル【チャット＋Studio（クイズ）】

項目	内容
こんな課題に	手順の確認や新人からの質問対応に、その都度時間を取られている
できること	手順の質問への回答と、新人教育コンテンツの作成
おすすめの活用法	分からない手順を質問し、マニュアルの該当箇所を引用付きで確認。 Studioの「クイズ」で、新人向けの理解度チェックを作成
プロンプト例	新しく入ったメンバー向けに、よくある質問と回答をFAQ形式でまとめてください。

2．会議資料・議事録【チャット】

項目	内容
こんな課題に	過去の決定事項や自分のタスクを、議事録をさかのぼって探している
できること	議事録を横断した決定事項・タスクの抽出
おすすめの活用法	直近の議事録から、決定事項と未対応タスクを一覧化。 過去の決定の経緯を質問し、根拠付きで確認
プロンプト例	直近3回の議事録から、決定事項と未対応タスクを担当者・期日付きで一覧にしてください。

3．過去の提案書・報告書【チャット】

項目	内容
こんな課題に	提案書や報告書を、毎回ゼロから作っている
できること	過去資料の構成や表現の再利用
おすすめの活用法	過去の提案書から、構成や訴求の流れを抽出。 その型をもとに、新しい案件向けの骨子やたたき台を作成
プロンプト例	過去の提案書の構成を参考に、〇〇業界の新規顧客向け提案の骨子案を作成してください。

4．規程・社内ルール【チャット】

項目	内容
こんな課題に	経費や申請の条件を、長い規程を読み込んで調べている
できること	規程の該当箇所を根拠にした条件確認
おすすめの活用法	経費や申請の条件を質問し、根拠の引用付きで確認。 就業規則や経費規程など複数の文書を、まとめて横断検索
プロンプト例	リモートワーク時に交通費を申請できる条件を、根拠の引用付きで教えてください。

5．業界レポート・調査資料【Studio（音声解説）】

項目	内容
こんな課題に	読みたい資料がたまる一方で、読む時間を確保できない
できること	長い資料の要約と、解説音声の生成
おすすめの活用法	Studioの「音声解説」で、資料を対話形式の解説音声に変換。 通勤や移動時間に、耳からインプット
プロンプト例	業界にくわしくない人にも分かるように、重要なポイントを中心に解説してください。

6．問い合わせ履歴・顧客の声【チャット＋Studio（レポート）】

項目	内容
こんな課題に	顧客対応の記録はたまっているが、分析まで手が回らない
できること	問い合わせ傾向の分析とレポート化
おすすめの活用法	問い合わせを分類し、よくある不満や要望の傾向を整理。 Studioの「レポート」で、チーム共有用の分析資料を作成
プロンプト例	問い合わせを内容別に分類し、特に多い不満と要望、改善のヒントをまとめてください。

Gemini Notebookを業務で活用するポイント

6つの活用方法に共通しているのは、Gemini Notebookを単なる「資料の要約ツール」として使うのではなく、社内に蓄積された情報を次の業務に再利用することです。
例えば、マニュアルを新人教育用のクイズに変える、議事録から未対応タスクを抽出する、過去の提案書から新しい提案の骨子を作る、問い合わせ履歴から改善ポイントを整理するといった使い方ができます。
導入時は、すべての資料を一度に登録するのではなく、まずは「新人教育」「会議後のタスク整理」「提案書作成」など、1つの業務に絞って試すと効果を確認しやすくなります。
また、Gemini Notebookが生成した内容をそのまま利用するのではなく、重要な情報については引用元や元資料を確認し、最終的な判断は人が行うことも大切です。

Gemini Notebookを業務で活用するには、資料を読み込ませて質問するだけでなく、「どの業務で使うのか」「どの資料をソースにするのか」「チャットとStudioをどう使い分けるのか」「誰が最終確認するのか」まで整理することが大切です。
業務マニュアルでは手順確認や新人教育、会議資料では決定事項やToDoの整理、提案書では過去資料の再利用、社内規程では必要な情報の検索、調査資料では音声解説、問い合わせ履歴では顧客ニーズの分析など、業務ごとに活用方法を決めることで、社内に蓄積された資料を実務で使いやすくなります。
こうした生成AIの活用方法を、自社の業務フローに合わせて設計し、実際の成果につながる形で運用を整える役割として注目されているのが、生成AIマーケターです。

Gemini Notebookを一部の担当者が使いこなせても、組織全体の業務効率化にはつながりません。
社員が、業務の目的に応じて適切な資料をソースとして選び、チャットやStudioを使い分け、必要な指示を具体的に出し、生成された内容や引用元を正しく確認できるようにすることが重要です。
また、社内規程や顧客情報、重要な数値などを扱う場合は、入力してよい情報の範囲や、人による最終確認が必要な業務もあらかじめ整理しておく必要があります。
業務マニュアル、議事録、提案書、社内規程、調査資料など、実際の業務資料を題材に、生成AIへの指示の出し方や資料の活用方法、業務フローへの組み込み方、出力内容の確認方法まで学ぶ手段として有効なのが、生成AI研修です。

まとめ｜社内資料を「保管する情報」から「使える情報」へ

Gemini Notebookを活用すると、業務マニュアル、議事録、提案書、社内規程、調査資料、問い合わせ履歴など、企業内に蓄積されている資料を日常業務で活用しやすくなります。
特に、資料を探す、読み込む、整理する、別の形式にまとめ直すといった作業は、Gemini Notebookを活用することで効率化しやすい領域です。
まずは頻繁に確認している資料や、整理に時間がかかっている業務を1つ選び、「社内資料をどのように再利用できるか」という視点から活用を始めるとよいでしょう。

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