ChatGPT Work・Microsoft 365 Copilot活用術｜「答えるAI」から「仕事を進めるAI」へ

生成AIは、質問に答えたり文章を作成したりするだけのツールから、実際の仕事を進めるツールへと変わりつつあります。
目的と必要な資料を伝えると、AIが内容を読み取り、情報を整理しながら成果物を作成します。
完成した内容への修正も続けて依頼できるため、これまで人が分けて行っていた複数の作業をまとめて進めやすくなりました。
なかでも、複数のWebサービスを横断して作業を進める「ChatGPT Work」と、Microsoft 365の環境で使いやすい「Microsoft 365 Copilot」は、企業の日常業務を効率化する選択肢として注目されています。
本記事では、「答えるAI」と「仕事を進めるAI」の違いを整理し、ChatGPT WorkとMicrosoft 365 Copilotの特徴や活用方法を整理しました。

AIの役割は「答える」から「仕事を進める」へ

従来の生成AIは、人が質問や指示を入力し、AIが回答を返す使い方が中心でした。
文章の要約やメール文の作成には役立ちますが、生成された内容を資料へ移したり、別のツールで整えたりする作業は人が行う必要があります。
一方、仕事を進めるAIは、業務の目的に合わせて複数の工程を続けて処理します。

比較項目	答えるAI	仕事を進めるAI
主な役割	質問や指示に対して回答する	目的に沿って複数の作業を進める
作業の流れ	質問を受けて回答を生成する	資料を読み取り、整理し、成果物を作成する
人が行うこと	回答を加工し、別の資料へ反映する	目的を伝え、途中の内容と完成物を確認する
主な成果物	回答文、要約、アイデア	提案書、集計表、レポート、作業リスト

たとえば、商談メモと過去の提案資料を渡し、顧客の課題を整理したうえで提案書の骨子を作らせることができます。初稿を確認して修正を伝えれば、内容を整えるところまで同じ流れで進められます。
ただし、AIがすべてを判断するわけではありません。何を完成させたいのかを決め、途中の内容を確認し、最終的に承認する役割は人が担います。

ChatGPT WorkとMicrosoft 365 Copilotの違い

ChatGPT WorkとMicrosoft 365 Copilotは、どちらも回答だけで終わらず、実際の作業まで進められるAIです。
ただし、得意とする業務環境には違いがあります。

比較項目	ChatGPT Work	Microsoft 365 Copilot
特徴	複数のWebサービスや資料を横断して作業を進める	Microsoft 365の各ツール内で作業を進める
主な対象	Gmail、Google Drive、Slackなど	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど
向いている業務	複数の資料やサービスをまたぐ業務	Microsoft 365内で進める日常業務
向いている企業	複数のツールを組み合わせている企業	Microsoft 365を中心に業務を行う企業

ChatGPT Workは、異なる場所にある情報を集め、1つの成果物にまとめたいときに向いています。複数の資料を確認しながら提案書やレポートを作る業務と相性がよいでしょう。
Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、Teamsなど、普段使っているMicrosoft 365の中で作業を完結させたい場合に活用しやすいAIです。
どちらを選ぶかは、機能の多さだけで決めるものではありません。自社で普段使っているツールや、効率化したい業務に合っているかを確認することが大切です。

ChatGPT Workの活用方法

ChatGPT Workは、複数の資料やサービスをまたぎながら、情報整理から成果物の作成まで進めたい業務に向いています。

活用業務	渡すもの	AIが進める流れ	活用のポイント
商談メモから提案書の骨子を作成	提案の目的、商談メモ、過去の提案資料	資料を読み取り、顧客の課題を整理したうえで、構成と初稿を作成する	社内テンプレートも渡すと、普段の形式に近い初稿を作りやすい
週次の数値からレポートを作成	共有したい指標、週次データ、比較用の過去データ	数値を比較し、変化した点や考えられる要因をまとめてレポートを作成する	毎週使う指標と構成をそろえると、変化を追いやすくなる

商談メモから提案書を作る場合は、今回の商談内容だけでなく、過去の提案資料も一緒に渡します。
AIが顧客の要望や課題を整理し、提案書の流れを組み立てるため、担当者は内容の確認や提案の精度を高める作業に時間を使いやすくなります。
週次レポートでは、毎回見る数値や比較する期間を決めておくと、同じ形式で作成できます。前週から変化した点も見つけやすくなり、定例報告の準備にかかる負担を減らせます。

Microsoft 365 Copilotの活用方法

Microsoft 365 Copilotは、ExcelやWord、Teamsなど、普段使っているMicrosoft 365の中で仕事を進めたい場合に活用しやすいAIです。

活用業務	渡すもの	AIが進める流れ	活用のポイント
売上表から報告用の集計表を作成	分析の目的、Excelの売上データ、確認したい期間や商品	必要な数値を集計し、表やグラフにまとめる	月別や商品別など、確認したい視点を具体的に伝える
会議の議事メモから作業リストを作成	会議の議事メモ、更新する資料、次回会議の目的	会議で決まった内容を整理し、担当者や期限を含む作業リストを作成する	決定したことと保留中の内容が分かるメモを用意する

Microsoft 365 Copilotを活用する際は、「どの数値を確認したいのか」「会議後に何を整理したいのか」など、完成させたい内容を具体的に伝えることが大切です。
ExcelやTeamsにある情報をそのまま使って作業を進められるため、普段の業務環境を大きく変えずに活用できます。
作成された表や作業リストは、担当者が確認したうえで業務へ反映しましょう。

ChatGPT WorkやMicrosoft 365 Copilotを業務で活用するには、機能を使えるようにするだけでなく、「どの業務を任せるのか」「どの資料を使うのか」「どこまでAIに進めさせるのか」「どの段階で人が確認するのか」まで整理することが大切です。
自社の業務環境に合わせてAIの使い分けや作業の流れを設計し、生成AIを実際の成果につながる形で活用できる仕組みを整える役割として注目されているのが、生成AIマーケターです。

ChatGPT WorkやMicrosoft 365 Copilotを使いこなせても、組織全体の業務効率化にはつながりません。
社員が、業務の目的に合った資料を選び、AIに任せる範囲や完成させたい形式を具体的に伝えられるようにすることが重要です。
また、作成された内容を確認し、必要に応じて修正する力も求められます。
生成AIの基本的な使い方から、提案書作成やデータ集計、会議後のタスク整理など、実際の業務に合わせた活用方法を社内へ定着させる手段として有効なのが、生成AI研修です。

まとめ｜業務環境に合った「仕事を進めるAI」を選ぶ

ChatGPT Workは、複数の資料やWebサービスをまたぎながら、情報整理から成果物の作成まで進めたい業務に向いています。
Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、Teamsなど、Microsoft 365を中心とした日常業務を効率化したい企業に適しています。
選ぶ際は、機能の違いだけを見るのではなく、自社が普段使っているツールや、効率化したい作業に合っているかを確認することが大切です。
AIが仕事を進められる範囲は広がっていますが、目的を決め、内容を確認し、最終的に判断するのは人です。
AIと人の役割を整理して業務に取り入れることで、生成AIを単なる回答ツールではなく、実際の仕事を前へ進めるツールとして活用しやすくなります。

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