Gemini Notebookの日常業務での活用法6選

Gemini Notebook（NotebookLM）は、PDFやWebサイト、Wordファイル、音声、Googleドキュメントなどの資料を読み込ませ、内容の要約や質問、比較、整理ができるAIツールです。
社内資料や会議記録をもとに回答を生成できるため、一般的な生成AIよりも、手元の情報に沿った回答を得やすい点が特徴です。
一方で、できることが多いため、最初は「どの資料を入れればよいのか」「何を質問すればよいのか」と迷うこともあります。
本記事では、Gemini Notebookを企業の日常業務で活用する方法を、すぐに試せるプロンプト例とともに整理しました。

Gemini Notebook（NotebookLM）とは？

Gemini Notebookは、自分で登録した資料を情報源として、内容の整理や質問への回答を行うAIツールです。
主に、次のような資料を読み込ませられます。

• PDFやWordファイル
• Webサイト
• YouTube動画
• 音声ファイル
• Googleドキュメントやスライド
• コピーしたテキスト

読み込ませた資料をもとに、要約、質問への回答、複数資料の比較、マインドマップの作成、音声解説などを行えます。
回答には参照した資料の箇所が表示されるため、根拠を確認しながら情報を整理しやすいことも特徴です。

Gemini Notebookの基本的な使い方3ステップ

ステップ	操作	使い方のポイント
STEP 1	資料を追加する	・PDF、Word、Webサイト、音声、Googleドキュメントなど、確認したい資料を追加します。 ・質問したい内容に関係する資料をまとめて入れておくと、複数の情報を比較しながら整理しやすくなります。
STEP 2	質問する・形式を選ぶ	・追加した資料について質問したり、要約、音声解説、マインドマップなど、目的に合った出力形式を選んだりします。 ・「要約して」とだけ依頼するのではなく、対象者、知りたい項目、文字数、出力形式などを指定すると、業務で使いやすい回答を得やすくなります。
STEP 3	回答や成果物を確認する	・登録した資料をもとに生成された回答や成果物を確認します。 ・引用元や該当箇所も確認し、元の資料と内容が合っているかをチェックします。 ・生成された内容はそのまま使用せず、必要に応じて修正してから業務に利用することが大切です。

このくらいにすると、表は全体像、本文は具体的な使い方と注意点という役割分担になります。

Gemini Notebookの日常業務での活用法6選

Gemini Notebookは、資料の要約だけでなく、社内情報の検索、議事録整理、提案書作成など、幅広い業務に活用できます。

No.	活用法	入れる資料	主な成果物・用途
①	長い資料・報告書の要約	会議資料、報告書、長文PDF	要点、結論、理由、次のアクション
②	社内資料への質問	マニュアル、規程、申請手順書	手順や期限の確認、社内問い合わせ対応
③	打ち合わせメモ・議事録の整理	会議メモ、文字起こし、音声	決定事項、担当者、期限、未決事項
④	提案・企画のたたき台づくり	過去の提案書、調査資料	提案書の構成案、見出し、要点
⑤	資料の音声解説	研修資料、業界レポート	対談形式の音声、移動中の情報収集
⑥	調べもの・資料集め	調査したいテーマ	関連資料の収集、要点や共通項の整理

① 長い資料や報告書を要約する

長い報告書や会議資料を最初からすべて読むのは、時間がかかります。
Gemini Notebookに資料を登録すれば、重要なポイントや結論、次に行うべき対応を短時間で整理できます。

入れる資料の例

• 会議資料
• 調査報告書
• 長文のPDF
• 業界レポート

プロンプト例：この資料の要点、結論、その結論に至った理由、次に行うべきアクションの順にまとめてください。

要約する項目や順番を指定することで、単に文章を短くするだけでなく、業務で判断しやすい形に整理できます。

② 社内資料について質問する

社内マニュアルや規程が複数あると、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
関連資料をまとめて登録しておけば、知りたい内容を質問するだけで、該当する情報を探しやすくなります。

入れる資料の例

• 社内マニュアル
• 就業規則
• 申請手順書
• 過去の議事録

プロンプト例：経費精算の申請手順と提出期限を教えてください。根拠となる資料名と該当箇所も示してください。

複数の資料を横断して確認できるため、社内問い合わせへの対応や新人教育にも活用できます。
ただし、登録する資料が古い場合は、現在のルールと異なる回答が生成される可能性があります。資料が最新版かどうかを確認しておくことが重要です。

③ 打ち合わせメモや議事録を整理する

会議のメモや文字起こしを登録すれば、決定事項、担当者、期限、次回の論点などを整理できます。
議事録の作成だけでなく、会議後のタスク管理にも活用しやすい方法です。

入れる資料の例

• 打ち合わせメモ
• 文字起こしデータ
• 音声ファイル
• チャットの記録

プロンプト例：この会議内容を、決定事項、担当者と期限、未決事項、次回の論点に分けて整理してください。

誰が何を行うのかまで抽出させることで、会議内容の共有漏れや対応漏れを減らしやすくなります。

④ 提案書や企画書のたたき台を作る

過去の提案書、顧客へのヒアリング内容、調査資料などを登録し、新しい提案書の構成案を作成することもできます。
ゼロから考えるのではなく、社内に蓄積された資料をもとに作成できる点がメリットです。

入れる資料の例

• 過去の提案書
• 顧客ヒアリングメモ
• 市場調査資料
• 商品・サービス資料

プロンプト例：この資料をもとに、提案書の構成案を作成してください。各見出しで伝える要点も整理してください。

複数の提案書を登録し、成果につながりやすい構成や共通点を整理する使い方も考えられます。
ただし、過去の提案内容をそのまま転用すると、今回の顧客課題と合わない場合があります。生成された構成は、提案の目的に合わせて調整する必要があります。

⑤ 資料の音声解説を作る

Gemini Notebookでは、読み込んだ資料の内容を音声形式で確認することもできます。
長い資料を読む時間が取れない場合や、移動中に内容を把握したい場合に活用しやすい機能です。

入れる資料の例

• 業界レポート
• 研修資料
• 調査記事
• 社内共有資料

プロンプト例：初心者向けに、この資料の要点と使いどころを10分程度の対談形式で解説してください。

文章だけでは理解しにくい内容も、会話形式にすることで把握しやすくなる場合があります。
研修前の予習や、新しい制度・サービスの社内共有にも活用できます。

⑥ 関連資料を探して情報収集する

Gemini Notebookは、手元に資料がない段階から、テーマに関連する情報源を探す用途にも利用できます。
調べたいテーマを指定し、関連するWeb資料を集めたうえで、要点を整理できます。

プロンプト例：生成AIの社内利用ガイドラインの作成に役立つ資料を探し、共通する項目と企業が注意すべき点を整理してください。

情報収集と要約を一つの流れで行えるため、調査の初期段階を効率化できます。
ただし、Web上の情報がすべて正確とは限りません。制度、法律、料金、製品仕様などの重要な情報は、公式情報や一次資料を確認することが必要です。

企業でGemini Notebookを使う前に決めておきたいこと

Gemini Notebookを企業で活用する場合は、便利さだけでなく、入力する情報や生成内容の確認方法について、あらかじめルールを決めておくことが大切です。
特に、次の点を整理しておきましょう。

• どの資料を登録してよいのか
• 個人情報や機密情報を入力してよいのか
• 登録する資料が最新版か
• AIの回答を誰が確認するのか
• 生成した内容をどこまで業務に利用するのか

登録する資料が古かったり、内容に誤りがあったりすると、生成される回答にも影響します。
また、引用元が表示されていても、AIが資料の意図を正しく解釈しているとは限りません。契約、法務、人事、経営判断に関わる内容は、担当者が原文を確認する必要があります。

Gemini Notebookを業務で活用するには、資料を読み込ませて質問するだけでなく、「どの業務で使うのか」「どの資料を情報源にするのか」「どのような形式で出力させるのか」「誰が内容を確認するのか」まで整理することが大切です。
資料の要約、社内情報の検索、議事録の整理、提案書のたたき台作成など、実際の業務に合った活用方法を設計し、成果につながる形で社内に広げていく役割として注目されているのが、生成AIマーケターです。

Gemini Notebookを一部の担当者だけが使えても、組織全体の業務効率化にはつながりません。
社員が、目的に合った資料を選び、適切な質問やプロンプトを作成し、生成された内容の根拠を確認できるようにすることが重要です。Gemini Notebookをはじめとした生成AIの基本操作から、実際の業務に沿った活用方法、情報管理や確認ルールまで社内に定着させる方法として有効なのが、生成AI研修です。

まとめ｜まずは身近な資料から試してみよう

Gemini Notebookは、資料の要約、社内情報の検索、議事録整理、提案書作成、音声解説、情報収集など、企業の日常業務に幅広く活用できます。
最初から大規模な仕組みを作る必要はありません。
まずは、長い会議資料を要約する、社内マニュアルについて質問する、打ち合わせメモを整理するなど、結果を確認しやすい業務から試すとよいでしょう。
ただし、ツールを導入するだけでは、業務全体の効率化にはつながりません。
「どの業務に使うのか」「どの資料を登録するのか」「どこまでAIに任せるのか」「誰が最終確認するのか」を整理し、実際の業務フローに組み込むことが重要です。

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