Google Workspaceで使えるプロンプト20選

Google Workspace（ドキュメント・スプレッドシート・スライド・Gmail）に生成AIを組み合わせることで、日常業務の多くは効率化できます。
実際に、議事録作成・データ分析・資料作成・メール対応など、幅広い業務で活用が進み始めています。
しかし一方で、「何をどう指示すればいいか分からない」「ツールはあるが業務にうまく組み込めていない」といった理由から、活用が止まってしまうケースも少なくありません。
生成AIは使うかどうかではなく、どう使うかで成果が大きく変わります。
その鍵となるのが、具体的なプロンプトと活用イメージです。
本記事では、Google Workspaceでそのまま使えるプロンプトを20個、ツール別に整理しました。
まずは自分の業務に近いものから、実務の中で活用してみてください。

Googleドキュメント｜文章作成・要約

No	できること	プロンプト例
1	会議内容の要約	以下の会議内容をもとに、結論・重要ポイント・決定事項・次のアクションに分けて整理してください
2	要点抽出	以下の文章の要点を3〜5個にまとめてください
3	テンプレ作成	○○に関するテンプレートを作成してください
4	論理レビュー	以下の文章の論理構成をレビューし、改善点を指摘してください
5	下書き作成	○○について社内報告書の下書きを作成してください

※議事録作成や要約など、日常的に発生する業務から取り入れることで、AI活用の効果を実感しやすくなります。

Googleスプレッドシート｜データ分析・管理

No	できること	プロンプト例
6	異常値検出	以下のデータから外れ値や異常値を抽出してください
7	関数生成	○○の条件でデータを集計する関数を作成してください
8	グラフ作成	以下のデータをもとに最適なグラフの種類と構成を提案してください
9	遅延タスク検知	期限を過ぎているタスクを抽出してください
10	重複データ抽出	重複しているデータを抽出してください

※データ集計や分析は手作業が多くなりやすいため、AIを組み込むことで作業時間の大幅な短縮につながります。

Googleスライド｜資料作成・改善

No	できること	プロンプト例
11	スライド構成作成	以下の内容をもとにプレゼン資料の構成を作成してください（1スライド1メッセージで整理）
12	テンプレ提案	○○用途に適したスライド構成テンプレートを提案してください
13	画像生成	このスライドに合うイメージ画像の案を提案してください
14	図解提案	以下の内容を分かりやすく図解する構成を提案してください
15	発表メモ作成	このスライド内容をもとに発表用の話す内容を作成してください

※資料作成は工数がかかりやすい業務ですが、構成や下書きをAIに任せることで効率的に進めることができます。

Gmail｜メール対応・管理

No	できること	プロンプト例
16	メール要約	以下のメール内容を要点・依頼内容・期限に分けて要約してください
17	返信文作成	以下のメールに対する返信文を、丁寧かつ簡潔に作成してください
18	翻訳・添削	以下の英文メールを自然なビジネス日本語に翻訳・添削してください
19	メール整理	以下のメールを時系列で整理し、流れをまとめてください
20	タスク抽出	以下のメールから対応すべきタスクを抽出してください

※メール対応は日常的に発生するため、要約や返信生成を取り入れることで継続的な業務効率化につながります。

Google Workspaceと生成AIを組み合わせることで、議事録作成・データ分析・資料作成・メール対応など、多くの業務は効率化できます。
ただし、プロンプトを活用するだけでは、一時的な効率化にとどまってしまうケースも少なくありません。
重要なのは、業務全体の中でAIをどう活用するかを設計する視点です。
どの業務に使うのか、どこまで任せるのか、どのように定着させるのかといった判断によって、成果は大きく変わります。
こうした活用設計を担う存在として、いま注目されているのが生成AIマーケターです。

一方で、このような業務への組み込みや運用設計は、ツールを触るだけで自然に身につくものではありません。
実務で成果につなげるためには、AIの使い方を知るだけでなく、業務への落とし込みや運用まで含めて理解することが重要です。
どの業務にAIを使うのか、どのように定着させるのか、どのレベルまで任せるのかといった判断は、実務ベースでの設計力が求められます。
こうした力を体系的に身につける方法として有効なのが、生成AI研修です。

まとめ

今回紹介したように、Google Workspaceと生成AIを組み合わせることで、文章作成・データ整理・資料作成・メール対応まで、幅広い業務を効率化できます。
一方で、プロンプトを知るだけでは、継続的な成果にはつながりません。
重要なのは、「どの業務に、どのように組み込むか」という視点です。
例えば、議事録作成を標準化したり、データ分析の初期工程を自動化したり、資料作成の型を整えたりといった形で、業務プロセスの中に組み込むことで、はじめて再現性のある成果につながります。
まずは今回紹介したプロンプトの中から1つでも実務に取り入れ、「部分最適」から「業務全体の最適化」へと広げていくことが、AI活用を定着させるポイントです。

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