本記事では日常業務で役立つChatGPTのちょっとした活用テクニックを9つ紹介します。
メール返信や翻訳、表の作成から議事録の整理まで、今日からすぐに使える実践的な活用法を厳選しました。
それぞれ「場面」「効果」「プロンプト例」付きなので、ChatGPTを使いこなす第一歩としてぜひご活用ください。
メール返信を瞬時に下書き
場面
・断りの文章や日程調整の依頼など、気を遣う返信が多いとき ・即座の返信が求められる場合
効果
・送信文を自分好みな言い回しに整えながらも、返信までの時間を大幅短縮 ・「考える時間」を省いてストレスも軽減
プロンプト例
「このような内容で返信したいのですが、ソフトに伝えて返信できるようなメールに整えてください」
文章を適切な敬語表現に校正
場面
・チャット等の短い文章を、上司や取引先向けに整えたいとき ・自分の敬語が正しいか気になるとき
効果
・文章を丁寧に直す手間を削減 ・信頼につながる ・一瞬で確認できて時短にも
プロンプト例
「ここに上司への連絡文があります。自然で失礼のない敬語に整えてください」
ニュアンスを伝える自然な翻訳
場面
・海外の取引先に、失礼のない自然な表現でメッセージを送りたいとき
効果
・文章を丁寧に翻訳したい ・文脈や語調も含めて再現 ・スムーズなコミュニケーションを実現
プロンプト例
「この英語メールのニュアンスを日本語に翻訳してください。相手の意図やトーンも考慮して自然な訳にしてください」
公開前の文章リスクチェック
場面
・プレスリリースやSNS投稿など、不特定多数が読むもの ・客観的に確認しにくいとき
効果
・自分では気づきにくい表現を検出し、トラブルを未然に防ぐ ・企業の信用リスクを回避し、安心した情報発信が可能
プロンプト例
「ここにSNS投稿の文章があります。この文章に炎上リスクや誤解を招く表現がないか確認してください」
テキスト情報から自動で表を作成
場面
・Webサイトの情報やメモ書きを表にまとめたいとき ・商品一覧のリストから、担当者や期限を含む表を作成したいとき
効果
・手作業での表作成が不要になり、業務が圧倒的に時短 ・構造化されて見やすくなる ・抜け・抜け漏れが防げる
プロンプト例
「ここにWebサイトからコピーした商品情報を入力。このテキストをもとに、商品名、価格、特徴など抽出して表にしてください」
複雑な思考を図で整理
場面
・脳内の情報が散らかってしまっているとき ・ブレインストーミング中にさまざまなアイデアが飛び交っているとき
効果
・情報を仕組み化し、問題の本質や次に取るべき行動が見えてくる ・思考の交通整理になる ・構造化でスピードもアップ
プロンプト例
「社内のコミュニケーション活性化策について議論しているので、アイデアをマインドマップ化してください」
目的から最適なExcel関数の作成
場面
・実行したい処理は思いついているが、関数の書き方が分からないとき ・関数の使い分けに悩んだとき
効果
・開発・業務時間を劇的に短縮し、汎用性の高い関数が手に入る ・エラーの原因や対処も教えてくれる
プロンプト例
「Excelで、特定の条件を満たす場合に100以上である行の数を出す計算式は関数で教えて」
日報や議事録のテンプレート作成
場面
・日々の報告業務、定例会の作成するとき ・決まったフォーマットが必要なとき
効果
・毎回の構造設計を考える手間がなくなり、即座に作業開始できる ・読みやすく、整理された書式で共有もしやすい
プロンプト例
「プロジェクトの会議の議事録のテンプレートを、目的、参加者、議題、結論、ToDoリストの項目を含んで作成して」
効果的な会議アジェンダを立案
場面
・チームの定例会議や、上司への報告会議を控えているとき ・会議設計に悩んでいるとき
効果
・参加者の目的が明確になり、発言も活性化 ・生産的な会議になりやすい
プロンプト例
「明日の定例会議で話す内容を整理して、目的、時間、時間配分のバランスなどを含めたアジェンダにしてください」
まとめ
ChatGPTは、ちょっとした業務改善から、チーム全体の生産性向上までを後押ししてくれる頼れるパートナーです。
今回紹介した9つの小ワザを試すことで、日々の業務がスムーズになるだけでなく、「考える時間」や「伝える力」の質もグッと上がります。
まずは自分の業務に合いそうな1つから取り入れてみてください！